TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

VakkaVet Oy

2928352-6

Vakka-Suomenkatu 7

23500 Uusikaupunki

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Yhteyshenkilö Hannele Koivula, hannele.koivula@vakkavet.fi, 020 7320020

3. Rekisterinnimi

VakkaVet Oy:n asiakasrekisteri

3.1 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisteriä käytetään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittely perustuu tietosuojalainsäädännön ohella eläinlääkintä alaa koskevaan yksityiskohtaiseen lainsäädäntöön, joka määrää esimerkiksi lääkitystietojen säilyttämisestä. Rekisteriin kerätään tietoja jatkuvan hoitosuhteen ylläpitämiseksi, asiakasyhteydenpidon ja laskutuksen mahdollistamiseksi.

Henkilö luovuttaa asiakasrekisteriin käynnin yhteydessä, jotta asiakassuhde on mahdollista perustaa (oikeutetun edun periaate). Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen ylläpitämiseen, asiakaspalveluun ja asiakasviestinnän toteuttamiseen, kehittämiseen ja seurantaan. Henkilötietoja voidaan käyttää myös asiakaspalautteen keräämiseen. Lisäksi tietoja käytetään tilastollisiin tarkoituksiin ja asiakkaan erillisellä suostumuksella suoramarkkinointiin.

Keräämme tietoja täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme tai yleisen edun vuoksi, mukaan lukien eläinten hyvinvoinnin suojelu.

Tiloissamme on tallentava kameravalvonta turvallisuuden vuoksi.

3.2 Rekisterin tietosisältö

1. Omistajan nimi
2. Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

3. Mahdollinen yritys tai yhteisö

4. Asiakkaan yhteydenpitokieli
5. Lemmikin perustiedot (nimi, syntymäaika, rotu, sukupuoli sekä mahdollisesti mikrosiru- ja rekisterinumerotiedot)
6. Asiakkaan lemmikkiä koskevat, sen terveyden kannalta olennaiset asiat
7. Asiakkaan lemmikkiä varten ottamat vakuutustiedot

8. Taloudelliset tiedot, kuten lukien suoritetut ja avoimena olevat maksut

Lisäksi palvelimelle tallentuvat lyhyeksi määräajaksi verkkopalvelujen käyttäjien IP-osoitteet ylläpidollisista ja tietoturvasyistä.

Henkilötietoja säilytetään 10 vuotta viimeisestä asiakaskäynnistä.

3.2 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilökohtaisesti (käynnin yhteydessä, puhelimitse tai sähköpostitse) asiakkaalta saadut tiedot sekä internetajanvarauksesta saadut tiedot ja sosiaalisen median tilitietosi, jos otat meihin yhteyttä sosiaalisessa mediassa.

3.3 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

3.4 Tietojen siirto meiltä eteenpäin

Asiakasta koskevia tietoja siirretään meiltä eteenpäin sujuvan hoidon ja diagnosoinnin mahdollistamiseksi, mikäli asiakas antaa siihen luvan.

Tietojen luovutusta tarvitaan esimerkiksi näytteiden lähettämisen yhteydessä ulkopuoliseen laboratorioon, kudosnäytteiden lähettämiseksi patologille, mikrosirutietojen lähettämiseen Kissaliittoon tai Kennelliittoon sekä vakuutusyhtiöille suorapäätöskorvauksien saamiseksi sekä pieneläintuhkaamoon yksilötuhkauksen mahdollistamiseksi. Tietyissä tilanteissa tietoja saatetaan luovuttaa Ruokavirastolle, Aluehallintovirastolle tai paikalliselle kunnaneläinlääkärille (lakiin perustuva oikeutus).

Laskutuksen mahdollistamiseksi on tilanteita, jolloin tietoja täytyy luovuttaa SVEA maksupalvelulle sekä perintätoimisto Laihian Laki:lle tai muulle perintätoimistolle.

4. Asiakastietorekisterin suojaus

Paperilla olevat tiedot säilytetään lukitussa tilassa ja niihin pääsee käsiksi vain klinikan henkilökunta sekä erikseen pääsyoikeuden saaneet henkilöt.

Digitaaliseen aineistoon pääsee käsiksi vain pääsyyn oikeutetut klinikan työntekijät sekä muut yhteistyökumppanit, kuten esim. tietokonejärjestelmän ylläpidosta vastaavat henkilöt. Tietokonejärjestelmän avaaminen on kahden salasanan takana ja kullakin käyttäjällä on henkilökohtainen salasana ja käyttäjätunnus. Tietokoneissa on palomuurit.

5. Asiakasrekisteriin kirjattujen tietojen käytön ja käsittelyn kieltäminen

Asiakkaalla on oikeus kieltää VakkaVet Oy:tä käyttämästä tai luovuttamasta rekisteriin merkittyjä tietoja. Jos tällainen tilanne tulee eteen, pitäisi asiakkaan tehdä asiasta kirjallinen vaatimus, jossa kerrotaan miksi ja milloin tietoja ei saa käyttää. Laissa on eritelty kuitenkin tilanteita, joissa meidän on pakko luovuttaa tiedot eteenpäin.

6. Tietojen tarkastus-, oikaisu- ja siirto-oikeus

Asiakasrekisteriin merkityllä henkilöllä on lainmukainen oikeus tarkastaa kaikki itseään koskevat merkinnät/tiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti joko yhteyshenkilölle tai suoraan klinikalle.

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus ja velvollisuus korjata rekisteriin virheellisesti merkitty tieto välittömästi virheen paljastuttua. Korjaus tapahtuu ilmoittamalla tiedosta rekisteristä vastuussa olevalle henkilölle.

Jos asiakasrekisteriin merkitty henkilö haluaa, että tiedot siirretään eteenpäin, esimerkiksi toiselle klinikalle, pyynnön on tultava suoraan rekisteriin merkityltä henkilöltä.

6.1 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Asiakas voi valita saada muistutuksia klinikalta käynteihin tai muihin asiakassuhteen asioihin liittyen. Muistutukset lähetetään asiakkaan valinnan mukaan joko tekstiviestinä tai sähköpostilla. Muistutusten saamisen voi myös koska tahansa perua ottamalla yhteyttä klinikalle.

7. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta mahdollisten laki- tai sääntömuutosten tai palvelun kehittämisen yhteydessä siten että se aina parhaiten vastaa tarkoitustaan.

8. Oikeus tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle

Mikäli koet että olemme käyttäneet tietojasi tästä tietosuojaselosteesta poiketen, 77 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.